La mise en place d’une mutuelle d’entreprise peut se faire de différentes manières : par le biais d’un accord collectif, d’un référendum ou par une décision unilatérale de l’employeur.
La complémentaire santé, dont la souscription est obligatoire pour tous les employeurs, vient en complément de l’Assurance maladie afin de réduire le reste à charge pour l’assuré.
SMATIS vous conseille pour bien choisir la mutuelle de votre entreprise et aborde dans cet article le sujet de la mise en place.
Pour mettre en place une mutuelle santé collective, il est nécessaire de consulter la convention collective ou accord de branche auquel l’entreprise est rattachée et ainsi de se conformer aux modalités régissant l’instauration des garanties collectives destinées aux salariés, anciens salariés et ayants droit, en complément des prestations de la Sécurité sociale.
Vous trouverez ci-dessous les 3 différentes modalités de mise en place.
Accord collectif
L’accord collectif d’entreprise est le résultat final d’une négociation entre l’employeur et les représentants syndicaux sur les thématiques liées au code du travail et également la couverture santé obligatoire. L’accord peut être conclu au niveau national interprofessionnel ou être un accord d’entreprise.
En cas de révision ou de changement des garanties, les organisations syndicales se réunissent autour de l’employeur afin de discuter et de renégocier le contrat.
Cette modalité s’adresse principalement aux entreprises de plus de 50 salariés.
Référendum
Le référendum (ou « accord référendaire ») constitue une autre méthode de mise en place des garanties collectives de protection sociale au sein de l’entreprise. Dans ce cas, les salariés seront sollicités et invités à voter sur des éléments tels que le niveau des garanties proposées ou le montant des cotisations. L’employeur devra obtenir la majorité des voix des votants, afin que l’accord référendaire soit applicable. A défaut de majorité, l’accord est réputé non écrit. Le référendum plus avantageux pour les salariés permet de les impliquer directement dans le processus décisionnel, favorisant ainsi une participation active et une prise en compte de leurs préférences.
Le référendum a un formalisme lourd car n’étant pas régit par le Code du travail, le vote est soumis au code Electoral (une consultation avec des moyens matériels de vote mis à disposition des salariés, un dépouillement des résultats par un bureau de vote, une liste d’émargement et un procès-verbal de vote).
En cas de révision des garanties ou d’un changement de couverture, un nouveau texte doit être soumis au vote. Pour dénoncer cet accord référendaire, un préavis de trois mois doit être respecté.
Décision Unilatérale d’Entreprise (DUE)
La décision unilatérale est une méthode de mise en place de garanties collectives la plus simple. L’employeur rédige une décision précisant notamment les garanties choisies, et l’assureur choisi le taux de cotisation. Une information-consultation des représentants du personnel (Syndicats ou CSE) est toutefois nécessaire au préalable.
En cas de révision des garanties ou d’un changement de couverture, un nouveau texte doit être soumis au vote. Pour dénoncer une Décision Unilatérale d’Entreprise, un préavis raisonnable (en général, trois mois) doit être respecté.
Modification d’un contrat collectif
Il est possible de modifier votre contrat. Toutefois, la procédure pour effectuer un changement varie selon le mode de mise en place de la complémentaire santé.
- Si la mutuelle a été mise en place par DUE, il est possible de modifier le contrat par DUE, référendum ou accord collectif.
- Si la mutuelle a été mise en place par référendum, la modification est possible par référendum ou accord collectif.
- Si la mutuelle a été mise en place par accord collectif, il est possible de modifier le contrat par un autre accord collectif uniquement.
Rappel important : cette obligation découle de l’Accord National Interprofessionnel (ANI), qui vise à garantir une couverture santé minimale pour tous les salariés du secteur privé.
Étape 1 : Analysez les besoins de vos salariés et consultez la convention collective ou accord de branche auquel l'entreprise est rattachée
Pour choisir la meilleure mutuelle pour vos salariés, il est impératif de cerner au préalable leurs besoins spécifiques. Cela vous permettra de leur proposer la couverture santé qui répond réellement à leurs attentes. Tenez compte du profil de vos collaborateurs tel quel l’âge moyen, leur situation familiale, les types de couvertures médicales nécessaires.
Étape 2 : Recherchez les offres de mutuelle
Effectuez une recherche approfondie des offres de mutuelle d’entreprise disponibles sur le marché. Comparez les différentes compagnies d’assurance, leurs tarifs, les niveaux de couverture offerts, les garanties complémentaires, etc. Choisissez une mutuelle qui répond aux besoins identifiés lors de l’étape précédente.
Étape 3 : Consultez les représentants du personnel
Avant de prendre une décision finale, consultez les représentants du personnel ou le comité d’entreprise pour recueillir leurs avis et leurs suggestions.
En impliquant vos salariés dans la sélection de la mutuelle d’entreprise, vous renforcez leur engagement et leur sentiment d’appartenance.
Étape 4 : Négociez les conditions avec l'assureur
Une fois que vous avez sélectionné l’assureur, négociez les conditions du contrat de mutuelle d’entreprise. Assurez-vous d’obtenir les meilleures conditions tarifaires et les garanties les plus avantageuses pour vos salariés. N’hésitez pas à demander des options sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques que vos salariés pourrez nécessiter.
Étape 5 : Communiquez et sensibilisez vos salariés
Une communication claire et efficace est essentielle pour informer vos salariés sur les avantages de la mutuelle d’entreprise et les modalités d’adhésion. Organisez des réunions, utilisez des supports de communication attrayants et répondez à toutes les questions et préoccupations de vos salariés. Une sensibilisation adéquate encouragera une adhésion plus élevée à la mutuelle.
Étape 6 : Intégrez la mutuelle dans la DSN
Finalisez la mise en place de votre mutuelle d’entreprise en l’intégrant dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cela garantit la transmission des informations aux organismes sociaux, notamment sur les cotisations et les garanties souscrites.
Mettez à jour votre logiciel de paie et vérifiez la conformité des données pour éviter tout litige administratif.
